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La solicitud de cotización es el documento o mecanismo mediante el cual una entidad estatal solicita a uno o varios proveedores la presentación de precios y condiciones para la adquisición de bienes o servicios, según las condiciones del proceso de contratación o de los instrumentos de agregación de demanda.
Aparece en tres escenarios principales. En la mínima cuantía, los proveedores responden con su cotización a la invitación pública publicada en el SECOP II, y la entidad selecciona la de menor precio que cumpla las condiciones.
En los Acuerdos Marco de Precios, la entidad puede solicitar cotización a los proveedores habilitados en la TVEC antes de generar la orden de compra, cuando el acuerdo contempla variables de precio por volumen, entrega o ubicación geográfica.
En la fase de estudios previos, las entidades usan cotizaciones de mercado para estimar el presupuesto oficial de futuros procesos, sin que esto genere obligación contractual para ninguna de las partes.
Antes de cotizar, verifica las especificaciones técnicas, el plazo de entrega y las condiciones de pago. Una cotización debe ser coherente con los precios de referencia del mercado (el SICE registra precios históricos) y con la capacidad real de tu empresa para cumplir en los plazos solicitados.
En la mínima cuantía, presentar una cotización es vinculante: si la entidad la selecciona, el proveedor está obligado a ejecutar en esas condiciones. Una cotización sin verificar la capacidad de entrega puede derivar en incumplimiento con consecuencias sobre el historial del proveedor.
La cotización es una respuesta de precio, simple y expedita, usada en procesos de bajo valor o en instrumentos de agregación de demanda. La oferta es el documento formal que se presenta en procesos de mayor complejidad —licitación, selección abreviada, concurso de méritos— e incluye componentes técnicos, jurídicos y económicos detallados.
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