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Una orden de compra es el documento emitido a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) mediante el cual una entidad estatal formaliza la adquisición de bienes o servicios bajo los instrumentos de agregación de demanda, principalmente los Acuerdos Marco de Precios.
La orden de compra perfecciona la relación contractual entre la entidad y el proveedor. Una vez emitida y aceptada, obliga a ambas partes: la entidad a pagar el valor acordado y el proveedor a entregar el bien o prestar el servicio en las condiciones, plazos y especificaciones definidas en el Acuerdo Marco y en la propia orden.
Su incumplimiento por parte del proveedor puede derivar en sanciones, multas y, eventualmente, en la terminación de su habilitación dentro del Acuerdo Marco.
La entidad selecciona al proveedor habilitado en la categoría que necesita y genera la orden desde la plataforma. El proveedor recibe una notificación automática y debe aceptarla dentro del plazo establecido para que quede en firme. Toda la trazabilidad queda registrada en la TVEC: desde la generación de la orden hasta la confirmación de entrega y el pago.
Antes de aceptar, el proveedor debe revisar que las especificaciones, el valor, el plazo de entrega y las condiciones de pago correspondan a lo pactado en el Acuerdo Marco. Si hay discrepancias, debe comunicarlas antes de aceptar: una vez en firme, sus condiciones son de obligatorio cumplimiento.
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