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La multa es la sanción económica que la entidad estatal puede imponer al contratista cuando incumple parcialmente sus obligaciones durante la ejecución del contrato. Su propósito es coercitivo: presionar al contratista para que retome el cumplimiento, no compensar los perjuicios causados a la entidad.
Para que la entidad pueda imponer una multa deben cumplirse dos condiciones. Primera: la multa debe estar expresamente pactada en el contrato —su monto, los supuestos que la generan y la forma de cobro. La entidad no puede imponer multas que no estén en el clausulado contractual. Segunda: el incumplimiento debe ser parcial y ocurrir durante la ejecución del contrato; la multa no aplica después de terminado o liquidado el contrato.
Antes de imponerla, la entidad está obligada a agotar el proceso administrativo sancionatorio: citación al contratista, audiencia de descargos y acto administrativo motivado. Imponer una multa sin este procedimiento es nula.
El contrato generalmente establece dos mecanismos de cobro. El más frecuente es el descuento directo: la entidad deduce el valor de la multa de las actas de pago pendientes del contratista, sin necesidad de acudir a un proceso judicial. El segundo mecanismo es hacer efectiva la garantía de cumplimiento cuando no hay pagos pendientes de los cuales descontar.
El acto administrativo que impone la multa debe publicarse en el SECOP II y queda registrado en el historial del contratista, lo que puede afectar su reputación ante otras entidades.
Son dos instrumentos distintos con momentos y efectos diferentes. La multa se impone durante la ejecución ante incumplimientos parciales, con el fin de apremiar el cumplimiento; el contrato continúa vigente. La cláusula penal pecuniaria se hace efectiva cuando la entidad declara el incumplimiento definitivo del contrato: es una estimación anticipada de los perjuicios y su cobro marca el cierre sancionatorio del vínculo contractual.
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