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La habilitación es el resultado de la verificación que realiza la entidad estatal para determinar si un proponente cumple los requisitos mínimos exigidos en el pliego de condiciones para participar en el proceso. Un proponente habilitado es aquel que acredita todas las capacidades exigidas; uno no habilitado queda excluido del proceso y su oferta no se evalúa en los criterios de calificación.
La entidad verifica cuatro capacidades. La capacidad jurídica: que el proponente existe legalmente, que su objeto social le permite ejecutar el contrato y que no está incurso en inhabilidades o incompatibilidades. La capacidad financiera: que los indicadores del balance general (índice de liquidez, endeudamiento, razón de cobertura) superan los mínimos fijados en el pliego. La capacidad organizacional: indicadores de rentabilidad que acreditan la solidez operativa de la empresa. Y la experiencia: contratos similares ejecutados en el pasado, acreditados mediante certificaciones de contratos anteriores con entidades públicas o privadas.
Para los procesos que lo exigen, gran parte de esta información se acredita a través del RUP, cuya información es verificada y certificada por las Cámaras de Comercio.
La ley distingue entre requisitos subsanables e insubsanables. Son subsanables los defectos formales que no afectan la existencia ni el contenido sustancial del requisito: un documento sin firma, una certificación con un dato menor incorrecto, o la ausencia de un formato que no acredita una capacidad. La entidad puede solicitar su corrección dentro del plazo establecido en el pliego.
Son insubsanables los documentos que acreditan capacidades que el proponente debía tener al momento del cierre del proceso: si la experiencia no existe, si los índices financieros no se cumplen, o si la inhabilidad es real, no pueden corregirse con posterioridad. Presentar documentos alterados para superar la verificación es una conducta gravísima con consecuencias penales y disciplinarias.
La entidad publica el informe de evaluación en el SECOP II, en el que indica, para cada proponente, si quedó habilitado o no y las razones del resultado. Los proponentes tienen un plazo para presentar observaciones al informe (generalmente tres a cinco días hábiles) antes de que la entidad emita el informe definitivo y proceda a la adjudicación.
Si un proponente considera que fue inhabilitado de forma incorrecta, debe presentar sus observaciones en ese plazo. Una vez adjudicado el contrato, solo quedan los recursos contencioso-administrativos
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