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El evento de cotización es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal solicita cotizaciones a los proveedores habilitados bajo un Acuerdo Marco de Precios, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), para adquirir bienes o servicios en condiciones específicas de entrega, volumen o configuración.
No todos los Acuerdos Marco requieren evento de cotización. Algunos tienen precios fijos para todos los proveedores habilitados: la entidad simplemente elige el proveedor que ofrezca las mejores condiciones del catálogo y genera la orden de compra directamente. Otros Acuerdos Marco tienen precios techo (un máximo establecido por CCE) y los proveedores compiten entre sí ofreciendo precios iguales o inferiores a ese techo.
En estos últimos, la entidad abre un evento de cotización especificando las condiciones exactas de la compra: cantidades, lugar de entrega, plazo, configuración del bien o servicio. Los proveedores habilitados reciben la notificación en la TVEC y tienen un plazo definido para responder con su oferta de precio y condiciones.
La entidad crea el evento en la plataforma TVEC, detalla las especificaciones técnicas y las condiciones de entrega, y fija el plazo para recibir cotizaciones. Los proveedores habilitados reciben una notificación y presentan su cotización dentro del plazo. Una vez cerrado el evento, la entidad evalúa las respuestas (generalmente por precio y plazo de entrega) y selecciona la oferta más favorable. Con esa selección, genera la orden de compra, que perfecciona la relación contractual entre la entidad y el proveedor elegido.
Todo el proceso queda registrado en la TVEC y es trazable por Colombia Compra Eficiente como parte del seguimiento a los Acuerdos Marco.
Estar habilitado en un Acuerdo Marco no garantiza ventas automáticas: la entidad puede abrir un evento de cotización y el proveedor que no responda dentro del plazo pierde esa oportunidad. Monitorear activamente los eventos abiertos en la TVEC es tan importante como haber obtenido la habilitación inicial.
Al cotizar, el proveedor debe considerar que el precio ofertado en el evento es vinculante: si la entidad selecciona esa cotización y genera la orden de compra, el proveedor está obligado a entregar en las condiciones ofrecidas. Cotizar por debajo de costos para ganar el evento y luego incumplir la entrega tiene consecuencias sobre la continuidad en el Acuerdo Marco.
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